EuroApteka, 19.08.99

Odczyt faktury z dyskietki
  1. Program EuroApteka umo┐liwia odczyt faktur zapisanych na dyskietkach w standardzie ôFarmaö. Operacja ta jest dostΩpna w oknie listy dokument≤w zakupu (Zakupy -> Dokumenty zakupu). Mo┐na j╣ uruchomiµ wybieraj╣c pozycjΩ Odczyt z menu Plik lub menu kontekstowego okna listy. Operacja dostΩpna jest tak┐e poprzez naci£niΩcie odpowiedniego przycisku na pasku narzΩdzi znajduj╣cym siΩ w g≤rnej czΩ£ci okna.

    2. Po uruchomieniu operacji uka┐e siΩ okno dialogowe w kt≤rym nale┐y wskazaµ plik z faktur╣ do odczytu. Po wyszukaniu odpowiedniego pliku nale┐y potwierdziµ jego wyb≤r przez naci£niΩcie przycisku Otwórz na dole okna.

  2. Po odczytaniu faktury zostanie otwarty formularz dokumentu zakupu zawieraj╣cy odczytane dane odczytane z pliku. Naci£niΩcie klawisza Enter lub przycisku OK na dole formularza spowoduje zapisanie faktury do rejestru dokumentów zakupu.

    3. UWAGA! Zapisanie dokumentu w rejestrze nie oznacza automatycznego wprowadzenia zakupionych artyku│≤w do magazynu. Aby wprowadziµ artyku│y wystΩpuj╣ce na fakturze do magazynu nale┐y wykonaµ dla dokumentu operacjΩ Zatwierdƒ.

    Przed zatwierdzeniem dokumentu u┐ytkownik powinien dokonaµ weryfikacji danych zawartych zar≤wno w g│≤wce jak i w pozycjach dokumentu.

    W g│≤wce nale┐y zweryfikowaµ w szczeg≤lno£ci daty wystawienia faktury, sprzeda┐y, p│atno£ci, spos≤b p│atno£ci a tak┐e warto£µ netto, brutto i VAT za£ w pozycjach nale┐y przeprowadziµ weryfikacjΩ wystΩpuj╣cych na nich artyku│≤w.
  3. CzΩsto mo┐e wyst╣piµ sytuacja, w kt≤rej artyku│ o kodzie zapisanym w fakturze nie zosta│ odnaleziony w kartotece artyku│≤w programu. W tym wypadku w kartotece tworzone s╣ artyku│y tymczasowe. Takie artyku│y posiadaj╣ status I , co jest widoczne na li£cie pozycji dokumentu. Pozycje takie nale┐y zweryfikowaµ. Operacja weryfikacji odczytanych z faktury artyku│≤w to tzw. dopasowanie artyku│≤w.
  4. Dopasowanie polega na pr≤bie odnalezienia w kartotece artyku│≤w leku wystΩpuj╣cego w pozycji faktury. Artyku│ ten mo┐e siΩ znajdowaµ w kartotece a jedynie nie ma okre£lonego kodu w s│owniku kod≤w zastosowanym przez dostawcΩ faktury lub kod artyku│u w fakturze zosta│ zapisany b│Ωdnie. W tej sytuacji nale┐y w pozycji faktury zamieniµ artyku│ tymczasowy na artyku│ odpowiedni artyku│ odnaleziony w kartotece.

W wypadku, gdy w kartotece nie odnaleziono artyku│u nale┐y przeprowadziµ operacjΩ zatwierdzenia artyku│u tymczasowego znajduj╣cego siΩ w pozycji faktury. Przed zatwierdzeniem artyku│u tymczasowego nale┐y uzupe│niµ jego definicjΩ.

W celu dopasowania artyku│u nale┐y uruchomiµ operacjΩ Otwórz dla pozycji dokumentu sprzeda┐y, w kt≤rych znajduj╣ siΩ artyku│y ze statusem I. Na formularzu pozycji dokumentu zakupu znajduje siΩ odno£nik do kartoteki artyku│≤w, w kt≤rym w tym momencie znajduj╣ siΩ dane artyku│u tymczasowego.

NastΩpnie nale┐y sprawdziµ czy na li£cie artyku│≤w znajduje siΩ artyku│ odpowiadaj╣cy artyku│owi tymczasowemu. W tym celu mo┐na na przyk│ad pos│u┐yµ siΩ operacj╣ Filtruj wg wzorca z pola odno£nika (Ctrl+F lub odpowiednia pozycja z menu kontekstowego odno£nika).

W przypadku odnalezienia odpowiedniego artyku│u nale┐y wskazaµ go na li£cie i nacisn╣µ Enter co spowoduje wymianΩ artyku│u w pozycji dokumentu zakupu i usuniΩcie artyku│u tymczasowego z kartoteki. Jednocze£nie definicja artyku│u zostanie rozszerzona o kod wystΩpuj╣cy na fakturze. Umo┐liwi to odnalezienie artyku│u je£li w przysz│o£ci ponownie pojawi siΩ on na fakturze otrzymanej od dostawcy.

W przeciwnym razie nale┐y na li£cie odnaleƒµ artyku│ tymczasowy. Je£li jest on lekiem nale┐y uzupe│niµ definicjΩ artyku│u o niezbΩdne dane (limit, jednostka miary, kategorie, opakowania lekospisowe, ceny, kody) a nastΩpnie wykonaµ operacjΩ Zatwierdƒ dostΩpn╣ w oknie listy artyku│≤w. Spowoduje ona zmianΩ statusu artyku│u.